Vida Linux

Ter um servidor de arquivos compartilhados na rede não é mais suficiente. Disponibilizar espaço para seus usuários com controle de usuário / senha, não atende às necessidades de uma empresa que precisa de organização e gestão do fluxo de trabalho. Então, usar um software para Gestão Eletrônica de Documentos está na sua pauta de estudos.

Antes de correr para instalar um GED, vamos discutir um pouco o que temos a ganhar com um software assim.

Primeiro é importante que o software tenha um comportamento parecido com o que os seus usuários fazem hoje. Não dá para treinar todo mundo de uma vez, é um custo muito alto, além do problema em mudar todas as cabeças de todos para trabalharem de forma diferente. Então se seu GED permite que seu usuário trabalhe da mesma maneira que ele trabalhar hoje, ganhando algo, já é um ponto positivo.

Em segundo lugar, digitalizar documentos é um dos focos de qualquer GED. Transformar documentos em papel para o formato digital é muito importante. Primeiro você economiza espaço, pois os dados serão armazenados em bits. Segundo você pode fazer backup dos arquivos, o que não é possível com documentos em papel. Uma última propriedade interessante em digitalizar os documentos, é que eles podem ser acessados por muitas pessoas, em muitos lugares e de forma instantânea.

Outra funcionalidade que seu GED deve proporcionar é a habilidade de criar fluxos de trabalho. Assim sua empresa vai ficar mais eficiente, com custos menores… Seu chefe vai adorar.

Existem uma série de softwares disponíveis no mercado, mas como já falei anteriormente, o Alfresco é minha opção como OpenSource. Vamos instalar o Alfresco, e discutir as várias funcionalidades que ele tem.

Até breve.

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